Rae Vallavalitsus on haldusorgan, mis täidab avaliku võimu ülesandeid ning töötleb isikuandmeid  seadusega pandud ülesannete täitmiseks 

Kohaliku omavalitsuse üksuse ülesanded, mille käigus võib vajalikuks osutuda ka isikuandmete töötlemine, tulenevad eelkõige kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse §-st 6 ja muudest õigusaktidest. 

Peame tähtsaks järgida kõiki isikuandmete töötlemise põhimõtteid ning kasutame turvameetmeid kaitsmaks isikuandmeid  tahtmatu või volitamata töötlemise, avalikuks tuleku ja hävimise eest. Rae Vallavalitsus võib kasutada teenusepakkujaid teatud tegevuste haldamiseks (näiteks e-posti haldamine, turunduskampaaniate läbiviimine ning tulemuslikkuse jälgimine, vallavalitsuse veebilehtede ning rakenduste loomine ja tulemuslikkuse jälgimine jne). Seetõttu võib tekkida vajadus nende teenuste osutamiseks jagada isikuandmeid vastavate partneritega, kuid ainult sellises ulatuses, mis on vajalik  teenuse osutamiseks ja veendudes, et partnerid järgivad andmekaitsereegleid. Rae vallavalitsus väljastab isikuandmeid ainult nendele vastutavatele töötlejatele, kellega on sõlmitud vastavasisuline leping. 

Millistel juhtudel töötleme teie isikuandmeid?

Isikuandmete töötlemise aluseks on üldjuhul isiku taotlus, pöördumine, avaldus või muu selline, samuti kandideerimisavaldus ametisse või tööle asumiseks. Isikuandmeid töödeldakse isiku taotluse puudumisel juhul, kui see on vajalik seaduses sätestatud ülesande täitmiseks (nt järelevalve). 

Töötleme isikuandmeid (näiteks ees- ja perekonnanimi, isikukood, sünniaeg, elukoha aadress, kontaktandmed) järgmistel juhtudel: 

Eespool nimetamata alusel isikuandmete töötlemiseks küsime selleks eelneva nõusoleku ning nimetame töödeldavad isikuandmed. Kui nõusolekut ei anta või see võetakse tagasi, siis isikuandmeid ei töödelda või nende töötlemine lõpetatakse. Meeles peab pidama, et nõusoleku tagasivõtmine ei laiene nende isikuandmete töötlemisele, mis toimus enne nõusoleku alusel. 

Isikuandmete töötlemisel juhindume eeskätt: 

Millistel juhtudel me isikuandmeid töötleme? 

Isikuandmete edastamine riiklikesse andmekogudesse. 

Edastame isikuandmeid ainult nendesse  riiklikesse andmekogudesse, mille puhul  on selleks seadusest tulenev kohustus. Näiteks edastame andmeid Maksu-ja tolliametile maamaksu arvestusega seonduvalt, Sotsiaalkindlustusametile erinevate perehüvitistega seonduvalt või kohtule kohtumenetluste raames.  Kui isik soovib teavet, millistesse andmekogudesse isikuandmeid edastatakse, võib pöörduda vastava teabenõudega Rae Vallavalitsuse poole. Andmekogudes isikuandmeid sisaldavaid osi avaandmetena ei esitata. 

Selgitustaotlus, märgukiri, muu taotlus või teabenõue 

Isikuandmete töötlemise aluseks on üldjuhul edastatud selgitustaotlus, märgukiri või teabenõue. Sellisel juhul töödeldakse isikuandmeid vastamise eesmärgil.  

Kui vastamiseks on vaja teha täiendavaid järelpärimisi, avaldatakse isikuandmeid üksnes minimaalses ulatuses, mis on selle eesmärgi täitmiseks vajalik. 

Kui pöördumisele vastamine on mõne teise asutuse pädevuses, siis edastatakse pöördumine pädevale asutusele ja pöördujat teavitatakse edastamisest. 

Avaliku teabe seaduse kohaselt peavad kirjavahetuse andmed olema nähtavad asutuse dokumendiregistri avalikus vaates, mistõttu registreeritakse saabunud kirjad, pöördumised ja muud Rae Vallavalitsuses koostatud dokumendid ja haldusaktid dokumendiregistris. Kui pöörduja on füüsiline isik, siis tema kohta märgitakse dokumendiregistrisse üksnes initsiaalid. 

Värbamisprotsessi raames saadud dokumente säilitatakse järgmistel eesmärkidel: 

Kandidaadi andmed on juurdepääsupiiranguga teave, millele kolmandad isikud saavad juurdepääsu ainult seaduses sätestatud juhtudel. Kandideerijate andmeid ei avalikustata teistele kandidaatidele. Teave kandidaadi tööle võtmise või ametisse nimetamise kohta on avalik, niisamuti andmed tema palga kohta. 

Kes isikuandmeid töötleb? 

Isikuandmete vastutav töötleja on Rae Vallavalitsus, kes vastutab konkreetse avaliku ülesande, õigusliku kohustuse või lepingu täitmise eest või kes on küsinud nõusoleku andmete töötlemiseks. Rae Vallavalitsus tagab, et isikuandmetele pääsevad ligi ja neid kasutavad vaid need, kellel selline kohustus on teenistusülesannetega pandud. 

Rae Vallavalitsus edastab isikuandmeid ka teistele riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutustele nende seadusega pandud ülesannete täitmiseks üksnes ulatuses, mis on vajalik selle ülesande täitmiseks. 

Rae Vallavalitsus edastab isikuandmeid töötlemiseks volitatud töötlejale (näiteks infosüsteemi pidajale), kellega on sõlminud asjakohane leping. Volitatud töötleja on kohustatud järgima lepingus nimetatud eesmärke ja viise ning valla ametiasutuse juhiseid. 

Millised on põhimõtted isikuandmete avalikustamisel? 

Vallavalitsus täidab avaliku võimu ülesandeid  ning töötleb isikuandmeid ulatuses, mis on vajalik talle pandud avalike ülesannete täitmiseks. Isikuandmed avalikustatakse ainult juhul, kui avalikustamise kohustus tuleneb seadusest. 

Kirjad (nii saabunud kui välja saadetavad) registreeritakse Rae Vallavalitsuse elektroonilises dokumendiregistris, millele on avalik juurdepääs Rae valla veebilehelt www.rae.ee. 

Avaandmetena ehk kõigile vabalt ja avalikult kasutatavate masinloetavate andmetena isikuandmeid ei avalikusta, välja arvatud juhul, kui see isikut ei kahjusta ja juba andmete esmasel kogumisel on teavitatud sellest, et seaduse alusel on andmed avalikud. 

Kui kaua hoiame teie andmeid? 

Isikuandmeid säilitatakse järgmiselt: 

Andmeid, millel ei ole arhiiviväärtust, töödeldakse säilitustähtaja möödumiseni. Arhiiviväärtuslikud andmed arhiveeritakse ning antakse üle arhiivi. 

Kuidas me teie isikuandmeid kaitseme? 

Rae Vallavalitsuse eesmärk on hoida ära isikuandmete volitamata töötlemist, tagada vajaduspõhine juurdepääs andmetele ning takistada andmete lubamatut avalikustamist. Selleks kasutatakse nii organisatsioonilisi, füüsilisi kui ka infotehnoloogilisi turvameetmeid, sh asjakohast andmekaitse taset. Rae Vallavalitsuse töötajad ja ametnikud on kohustatud isikuandmete töötlemisel järgima kõiki seadustest tulenevaid andmekaitsereegleid ning kasutama turvameetmeid. Volitatud töötleja peab isikuandmete töötlemisel tagama vähemalt samasuguse turvalisuse taseme, nagu seda teeb vallavalitsus või tema poolt hallatav  asutus. 

Millised on teie õigused? 

Igal isikul on õigus saada teavet, milliseid andmeid on tema kogutud ja kuidas andmeid töödeldakse. Sellise teabe saamiseks peab tuvastama isikusamasuse (taotlus teabe saamiseks peab olema allkirjastatud). Taotlusele vastatakse üldises korras ning kui andmete kogumine on aeganõudvam, võidakse vastamise tähtaega pikendada seaduses sätestatud viisil. 

Rae Vallavalitsus keeldub dokumentidega kohapeal tutvumise võimaldamisest ja dokumentide või teabe väljastamisest juhul, kui see võib: 

Isikuandmete töötlemisel nõusoleku alusel on õigus nõusolek igal ajal tagasi võtta. Nõusoleku tagasivõtmiseks on vaja teha avaldus ja esitada sellele, kellele olete andmete töötlemiseks nõusoleku andnud. 

Igal isikul on õigus nõuda isikuandmete kustutamist, kui andmeid töödeldakse eelneva nõusolekuta ning nõusolek on tagasi võetud või kui andmete säilitustähtaeg on möödunud ja neid ei pea arhiveerima. Ei saa nõuda nende andmete kustutamist või töötlemise lõpetamist, mis on kogutud seaduses sätestatud ülesande täitmiseks ning selle ülesande täitmiseks vajalikud. 

Igal isikul on õigus nõuda oma andmete parandamist, kui need on muutunud või muul põhjusel ebapiisavad, puudulikud või väärad. 

Kuidas reageerime isikuandmetega seotud rikkumistele? 

Kui toimub isikuandmetega seotud rikkumine ja see kujutab endast tõenäolist ohtu inimese õigustele ja vabadustele, siis teavitatakse rikkumisest Andmekaitse Inspektsiooni. Rikkumisega seotud asjaolude pinnalt püütakse olukord lahendada nii kiiresti kui võimalik. 

Kui rikkumise tulemusena tekib isiku õigustele ja vabadustele tõenäoliselt suur oht, siis teavitatakse sellest ka isikut (andmesubjekti). Teavituse eesmärk on võimaldada isikul endal võtta ette vajalikke ettevaatusabinõusid olukorra leevendamiseks. 

Kelle poole pöörduda probleemide korral? 

Isikuandmete töötlemise õiguspärasuse eest vastutab ning teavet andmekaitsetingimuste ja andmetöötlusprotsessi kohta annab Rae Vallavalitsus või vallavalitsuse hallatav asutus, kes isikuandmeid töötleb. Kui andmesubjekt leiab, et isikuandmete töötlemisel rikutakse tema õigusi, on tal õigus pöörduda Andmekaitse Inspektsiooni või kohtu poole.